ISO業務の引継ぎ／ベトナムにおいて担当変更を成功させるポイント3点

ISO認証維持のためには、担当者変更時のスムーズな引き継ぎが不可欠です。年間スケジュールや運用実績の共有、「やっていること・やっていないこと」の明確化、そして後任者によるメモ作成が重要になります。また、審査機関への担当変更手続きも忘れずに行いましょう。これらを徹底することで、ISO運用が滞ることなく、認証を維持できます。

引継ぎをする目的

ISO業務の引継ぎを後任者にする目的は、「現在の担当者がいなくなった後も、ISOの運用が止まらないようにし、ISO認証を維持する」ためです。
引継ぎを行わず担当変更がなされた場合、ISOの運用が止まってしまいISO認証の維持ができない可能性が出てきてしまいます。
では、具体的にどのようなことを引継ぎしなければいけないのでしょうか？

具体的な引継ぎの内容

(1)スケジュール

1番目に大切なのがスケジュールを引き継ぐことです。
いつ、なにをするのか？現状どこまで運用できているのか？なにができていないのか？など、わかりやすくするために年間のスケジュールを作成していると引継ぎやスムーズに行えます。
年間スケジュールを作成していない場合、これを機に作成するといいでしょう。

さらに、審査の時期や、いつまでに審査の申し込みや日時の決定をしなければいけない。などの引継ぎもしておくといいでしょう。

(2)運用実績

2番目に大切なのは、どこまで運用ができているのか？できていないのか？といった運用実績の引継ぎが必要です。
文書・記録などスケジュールを基に引継ぎが必要です。
また、現状のルール・規定に基づいた記録類の引継ぎも必ず実施するようにしましょう。
スリーエーコンサルティングはISO9001・ISO14001・ISO27001の認証取得、運用、更新を支援しています。お客様の年間スケジュールを作成し、実施事項・未実施事項が一目でわかるようにしています。そのため、もし担当変更が発生したり万が一担当者が辞めてしまった場合、上記の3点は弊社からご案内が可能です。
ベトナムISOを経験している弊社だからこそ安心していただけます。

引継ぎのポイント3点

スケジュールを共有する

毎年行われる審査や、3年に1度の更新審査までのスケジュールの共有をします。
今、運用のどこの地点かが分かり、後任者が理解しやすくなります。さらに、いつ、何を実施すればいいのかも分かるようになります。

やっていること、やっていないことを洗い出す

作成したスケジュールを用いて、やっていること、やっていないことを洗い出し後任者に伝えます。今後の実施事項が明確になりスムーズに運用ができます。
(1)(2)ともに共通することですが、スケジュールや洗い出しをすることで、実施漏れをなくすことができ、円滑に運用や審査に臨むことができます。

後任者にメモを取ってもらう

口頭のみの引継ぎはよくないです。後任者はISOについて知らない可能性があります。前任者が会社を辞めている場合は確認ができなくなるため、メモを取り文字化することが必要です。また、メモを取るのは前任者ではなく後任者が取り、少しでもISOを理解してもらい、良い引継ぎにしましょう。

担当者が変わる場合に必要な手続き

ISO担当者が変わった場合に行う事務手続きは、審査機関への担当変更の手続きです。
審査日程や見積もりの調整等で審査機関と連絡を取るので忘れず手続きを行いましょう。
前任者が会社をやめる場合は特に注意が必要です。

審査機関からの連絡は、担当者変更手続きをしていないと届かない可能性があります。
その結果、いつの間にか審査日程が決まっていたり、最悪の場合ISO認証が失効してしまうこともあり得ます。くれぐれもご注意ください。

まとめ

ISOの引き継ぎでは、適切なスケジュール管理が非常に重要です。いつ、何をすべきか、何が完了していて何が未完了なのかをスケジュールで明確にすることで、後任者はスムーズに業務を進められます。
また、引き継ぎ内容をメモとして残し、文字化することで、より確実な情報共有が可能です。
そして、審査機関への担当変更手続きも忘れてはいけません。これはISO認証を維持するために不可欠です。
ベトナムでのISO経験が豊富なスリーエーコンサルティングは、これらの引き継ぎプロセスを滞りなく進めるお手伝いをしています。引き継ぎに課題を感じている企業様は、ぜひ弊社のようなスケジュール管理に長けたコンサルタントにご相談ください。

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