人事総務部門のルーティンワークを大幅に削減し、コア業務に集中できるメリットを持つ給与計算のアウトソース。外資系企業の不正防止やコンプライアンス意識の高まりを背景に、ベトナムでも給与計算の代行サービスを導入する会社が増え続けています。
本記事では、ベトナムでの給与計算・社会保険手続き業務のアウトソースによって得られる3つのメリットをご紹介します！
Contents
給与計算の代行・アウトソーシングサービスとは？
海外ですでに多くの企業が利用している給与計算の代行サービス。元々弁護士・会計士などの業務を外注するトレンドがあった欧米を中心に発達し、日本でも2000年頃から浸透しました。
近年では、給与計算にとどまらず、人事データベースの管理・運用などの人事業務をまとめて代行するサービスが主流となっていて、2021年には給与計算代行事業を手がける「株式会社ペイロール」が東証マザーズに上場するなど、日本でも注目度がますます高まっています。
給与計算代行の主なメリット
?コストを削減し、付加価値の高い人事労務業務へ集中できる
最大のメリットは、企業の定型業務の工数を削減し、コア業務へ特化できる点です。給与計算業務は、金額ミスや振込遅延を避けなければならない重要な仕事である一方、残業・休暇など計算元となる情報収集が煩雑かつ退屈で、従業員数に比例して業務が増えるため、人事総務部門の負担が大きくなっていきます。
給与計算や社会保険手続き業務を外部へアウトソースすることで、人事労務・総務担当者を毎月のルーティンワークから解放し、「採用活動」「社員の定着化」「人事評価の設計」「研修づくり」「福利厚生の充実」など、人事労務・総務担当者にとって優先度の高い業務に注力することができます。
?法令改正への情報収集と対応
ベトナムのように税制や社会保険関連の法令が毎年のように頻繁に改正される国では、担当者が常に法令情報をキャッチして社内の運用まで落とし込む必要があります。これを専門家にアウトソースすることで、コンプライアンスのレベルを上げることができます。
今回ご紹介する「VINA PAYROLL OUTSOURCING」社は、ベトナム最大級の日系会計事務所「I-GLOCAL」から誕生したベトナム法人で、法令改正対応を専門としています。海外に進出した日系企業も、親会社水準のコンプライアンスに完全対応することが可能です。
ベトナムで給与計算・社会保険手続き業務をアウトソーシングすべき3つの理由
?不正防止対策と、属人化・離職リスクの軽減
ベトナムでは、不正の中でも特に給与関係のものが多く、給料の横領、存在していない従業員への支払い、カラ残業などの事例も頻繁に発生しています。さらに個人情報の扱いに対する意識も低く、情報漏洩のリスクも高いと言えます。
また、ベトナムは離職率も日本より遥かに高く、中でも人事・給与計算担当者は離職率の高い職種の一つと言われています。理由として、ルーティンワークの担当者の給料は上がりにくい、煩雑で退屈な仕事が多い、計算ミスや遅延によって他の従業員との関係が悪化するなどがあります。
給与計算・社会保険手続き業務を外注・アウトソーシングすれば、給与明細の情報に接する人間を減らせるため、不正や個人情報漏洩を防ぎやすくなります。また、人事労務・総務担当者の突然の退職リスクにも備えられるため、担当者に依存しない骨太な組織体制を作ることができます。
?親会社水準のコンプライアンスに対応可能
ベトナムの法令は頻繁に改正されますが、所得税法・社会保険法令も例外ではありません。法令自体に変更は無くても、その運用方法が時期や地域によって変わることも多くあります。そのため、最新の情報を常にキャッチアップし、社内の総務スタッフ・人事スタッフのみで完璧に対応することはとても難しいと言えます。
VPO社のパートナーを務める「I-GLOCAL（アイグローカル）」は、法令改正対応を専門とする日系会計事務所です。公認不正検査士(CFE)と専業スタッフで編成するエキスパートチームにより、自社完結では難しいベトナムのコンプライアンスにも完全対応可能です。
?給与計算・社会保険手続きのルーティンワークを大幅に削減
ベトナムでは休暇申請や残業申請などペーパーワークによる手作業が多いため、給与計算の必要情報を集めるために、社員も人事労務・総務担当者も膨大な時間を要します。ベトナムの社会保険手続きでは、社会保険局からの情報取得や、報告書作成等の業務も大きな負担となっています。
VPO社の給与計算業務のアウトソースでは、DX化によってクラウドシステムを使うため、電子化された給与明細の送付や社会保険局からの情報取得、報告書作成などの業務を全て自動化できます。アウトソースによって人事労務・総務担当者の人的・金銭的コストを削減し、より付加価値の高い業務へ集中させられる点が、最大のメリットと言えます。
実際どの程度ルーティンワークを削減できるのか？VPO社代表が解説！
2000年日本へ留学、大学院終了後に大手SIベンダーへ就職。
2009年ベトナムに帰国し、I-GLOCALに入社。今日まで数百社の日系企業の進出と現地での管理/マネジメントを支援。
2020年より、I-GLOCALの子会社（VPO社）の担当役員を兼任、新規事業の人事労務管理ソリューションを統括。
計算を自動化して効率化できたとしても、計算元となる情報収集に時間がかかるので、意外とあまり短縮できません。
1つ目は、ベトナムの法改正にタイムリーに対応できる点、そして2つ目は、ルーティンワークの業務を約70%削減できる点です。
一方、VPO社の場合は、当社が開発するクラウド型の人事労務SaaSサービス「terra」システムを使って従業員がスマホのアプリやPCから必要情報を直接入力します。そのため、企業の人事労務・総務担当者の工数を減らし、約70%の削減が可能となります。
当社の給与計算代行では、月額1従業員あたり150,000VND～1,000,000VNDで（従業員数によって変動）となります。対応言語は3か国語（越・英・日）で、上記料金には当社開発のクラウドソフト「terra」のシステム利用料金も含まれます。（「terra」システム利用のみの場合は、1従業員あたり50,000VND）
クラウド型人事労務管理SaaSサービス「terra」の詳細はこちら！
たとえば、一度給与計算業務をアウトソーシングした後、どこかのタイミングで再び内製化に戻す、といったことも可能なのでしょうか。
給与計算のアウトソーシングを一気に進めるのが不安という企業様もいらっしゃるかと思いますが、VPO社の給与計算代行サービスが終了した後でも、クラウドソフト「terra」システムを使って内製化に戻すことが可能です。
ベトナムでの給与計算・社会保険手続き代行なら、工数70%削減可能でコンプライアンス完全対応のVPO社へ
ベトナムでは特にメリットの大きい給与計算・社会保険代行サービス。今回は人事担当者の負担を大幅に削減でき、かつベトナムのコンプライアンス対応にも強いVPO社の給与計算・社会保険手続き代行サービスをご紹介しました。
人事担当者の業務改善・ペーパーレス化に少しでもお困りの企業様、「terra」サービス利用や給与計算・社会保険手続きのアウトソーシングに興味がある方は、ぜひ一度、VPO社までお気軽にご相談ください。
・給与関係の業務構築支援
・自社開発クラウドシステムによるスムーズな対応
・勤怠管理機能、人事評価に利用可能な各種レポートが標準整備
・公認不正検査士(CFE)と専業スタッフで編成するエキスパートチーム
・計算から振込代行まで一括アウトソースによる業務軽減＆不正防止
会社基本情報
| 企業名 | VINA PAYROLL OUTSOURCING CO.,LTD. |
|---|---|
| 事業内容 | 給与計算代行 / 人事労務ソフト「terra」の販売・導入支援 |
| 代表者 | Tran Nguyen Trung |
| 資本金 | 1,200,000 USD |
| 電話番号 | +84-28-3827 8096（日・越・英） |
| メールアドレス | info@i-glocal.com |
| 住所 | ホーチミン：11th floor TNR Tower, 180-192 Nguyen Cong Tru Street, Nguyen Thai Binh Ward, District 1, Ho Chi Minh City. ハノイ：Room 1206, 12th floor, Indochina Plaza Ha Noi Tower, 241 Xuan Thuy Street, Dich Vong Ward, Cau Giay District, Ha Noi |
| Webサイト | https://terra-plat.vn/ |
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「アイグローカル」は2003年の創業以来、ベトナム初の日系会計事務所として現地拠点設立、M&A、内部監査、会計税務、給与計算、人事労務、コンサルティングなど幅広くサポートしています。グループ従業員数は250名以上。豊富な実績に基づいたコンプライアンス遵守の対応が支持され、現在は約1,000社のベトナム進出日系企業から選ばれています。