ベトナム日系製造業が人事総務部門のDX化を実現！ルーティンワークの大幅削減を成功させる秘訣とは？

具体的には、人事制度作りや社内の労働環境改善、他のベトナム人スタッフのサポート・ケアに取り組んでもらいたいと考えていました。

本人は、これらの業務が大きな負担になっているとはあまり感じていなかったようですが、私としてはルーティンワーク的な作業はなるべく外注したいと考えていました。

残業申請を紙に印刷して行う承認作業は実際に非効率的だと感じていましたし、EXCELデータをメールに添付してやりとりすることも多かったため、そのせいで誤って古いバージョンのEXCELを上から書き換えてしまうといったミスも発生しやすかったと思います。

EXCELでは正確性に欠けたり、数字が見えづらいために間違いを発見しづらいなどの問題がありました。

今の人数だけでもこれだけ課題があったので、もしさらに人数が増えるとなると、このまま放置はできないと感じていました。

法律の解釈などを読み進めていましたが内容がわかりやすく、その後「I-GLOCAL」社とアドバイザー契約をさせていただきました。さらにウェブで給与計算についての情報を調べている間に、たまたまVPO社の給与計算代行サービスについて知り、サービスの導入に至りました。

スタッフ一人一人の動きがとても重要になるなか、組織開発やチームワークの強化を通じて、品質管理や生産性を向上したいという狙いがありました。そのため、人事担当者には毎月発生するルーティン作業をなるべく減らしてもらい、組織力の向上のために努めてもらいたい、力を発揮してほしいと考えていました。

コスト面での差はさほどなかったものの、やはり1人雇うとなると面接をしたり新たに契約をしたりなどの業務が発生します。新たに1人を採用することによって期待できる効果と、単純作業を外注して生まれた時間を使い、組織の人材が働きやすくなる環境づくりをどの程度できるか、ということを考えたときに、後者を選択しました。

また、人事労務領域の課題があることは頭ではわかっていたので、時期は早い方が良いだろうということで、早速始めることにしました。

たとえば、名前を入力するだけで契約書の新規作成が簡単にできたり、労働契約書の更新時期の管理も容易になったと感じています。

給与計算では、これまでの紙ベースでの経費精算に代わり、基本給料や社会保険の計算も自動化してくれるので、こちらもかなり効率化が図れたと実感しています。

一方、「terra」の場合は、AIカメラを「terra」のサービスと同期させることができ、EXCEL等での情報のインプットやアウトプットは必要ないため、勤怠管理の自動化・効率化を図ることができています。勤務時間や残業時間もリアルタイムで管理できる点がとても良いと感じています。

社内での情報整備をさらに強化し、いざというときに外部へ情報開示がきちんとできるよう、普段からコンプライアンスの意識を高くしなければならないと、ツールの導入をきっかけに気づかせてもらうことができました。

「terra」は弊社が求めていた機能がドンピシャで当てはまっていたので、まずはきちんと使いこなして、人事労務領域における1つ1つの課題解決に繋げたいと思います。